연차 신청서 양식, 사유 기재부터 모바일 작성과 인쇄까지

연차 신청서 양식을 한글·워드·PDF 파일로 무료로 받습니다. 휴가기간과 사유, 대체업무자와 긴급연락처를 적어 결재를 받는 2쪽 서식이고, 세 형식 모두 같은 칸으로 되어 있어요.

인사·노무 쪽에서 자주 쓰는 서식이지만, 막상 급하게 쓰려면 어느 칸에 무엇을 적어야 할지 헷갈려요. 그래서 내려받기 → 열기 → 고치기 → 보내기·인쇄 순서로 정리했고, 모바일 작성과 전자서명도 함께 다뤄요.

한글 파일은 표 편집이 편하고, 워드 파일은 회사 문서에 붙이기 좋고, PDF는 글꼴이 흐트러지지 않아 결재용으로 좋아요. 어느 파일을 받아도 칸 순서는 같습니다.

연차 신청서 양식에 들어 있는 칸

실제 파일에 적힌 칸 이름 그대로, 무엇을 적는 자리인지 정리했어요. 머리에는 결재를 받는 담당란과 회사 이름이 들어가고, 그 아래로 인적사항과 휴가 정보가 이어집니다.

2쪽으로 되어 있지만 손으로 채우는 곳은 정해져 있어요. 첫 쪽에서 휴가기간과 사유를, 둘째 쪽에서 인수인계와 연락처, 서명을 마무리해요.

칸	적는 내용
담 당	결재와 확인을 맡는 자리예요.
인적사항 · 성 명 · 부 서 · 직 급 · 담당업무	이름, 소속, 직급, 맡은 일을 적어요.
20 년도	휴가를 쓰는 해예요. 예: 20○○년도
연차휴가 · 휴가기간	「20 년 월 일 ~ 20 년 월 일」로 시작일과 끝일을 적어요.
휴가신청일수 · 일	실제로 쉬는 날 수를 적어요.
잔여연차일수	신청 전에 남은 연차 일수예요.
사 유	휴가를 내는 이유를 적어요.
대체업무자	업무를 대신할 사람을 적어요.
긴급연락처	휴가 중 연락할 번호예요.
20 년 월 일 · 신청인 : (인)	작성일을 적고 서명해요.
주식회사	회사 이름이 들어가는 자리예요.

내려받기부터 결재까지, 이 순서로 하면 됩니다

가장 자주 막히는 곳은 파일을 연 뒤 표가 밀리는 순간이에요. 아래 순서대로 하면 되돌아갈 일이 적어요.

여섯 단계를 마치면 서식 한 부가 완성돼요. 중간에 한 번 저장해 두면 되돌리기 쉬워요.

• 내려받기: 세 형식 중 하나를 받아요. 회사에서 한글을 쓴다면 한글, 외부 결재용이면 PDF가 편해요.
• 열기: 한글·워드는 문서 프로그램에서, PDF는 뷰어에서 열어요. PDF는 바로 고칠 수 없어요.
• 회사 정보 고치기: 「주식회사」와 「20 년도」, 부서 이름을 먼저 바꿔요.
• 인적사항 채우기: 성명·부서·직급·담당업무를 적고, 휴가기간을 같은 꼴로 맞춰요.
• 사유와 인수인계 적기: 사유, 대체업무자, 긴급연락처를 채우고 서명을 넣어요.
• 보내기·인쇄: 결재선에 올리거나 메일로 보내고, 종이 결재면 2쪽을 한 부로 인쇄해요.

휴가기간과 사유 칸, 이렇게 적어요

휴가기간은 「20○○년 ○월 ○일 ~ 20○○년 ○월 ○일」처럼 시작과 끝을 같은 꼴로 적어요. 하루만 쉰다면 시작일과 끝일을 같게 두고, 반차는 시간을 사유 칸에 적어요.

사유는 짧아도 구체적으로 쓰는 편이 결재가 빨라요. 「개인 사정」만 적기보다 무엇 때문에 쉬는지 한 줄 붙이면 담당자가 다시 묻지 않아요.

신청 문장과 사유 문단이 다섯 문장으로 미리 들어 있어요. 신청 문장은 그대로 두고 사유 문단만 고치면 자연스러워요.

• 가족 행사 참석을 위해 하루 쉬는 경우: 「가족 행사 참석」
• 병원 진료를 받는 경우: 「병원 진료와 회복」
• 개인 사정으로 쉬는 경우: 「개인 사정으로 인한 휴식」
• 예시 값은 성명 ○○○, 부서 ○○○팀처럼 비워 두고 채워요.

휴가신청일수와 잔여연차일수 맞추는 법

신청일수는 실제로 쉬는 날 수예요. 주말과 공휴일은 보통 빼고 세지만 회사 규정이 다르니 인사 담당자에게 확인해요.

잔여연차일수는 신청 전 기준으로 적고, 신청 뒤 남는 일수는 「잔여연차일수 − 휴가신청일수 = 신청 후 남는 일수」로 확인해요. 계산이 음수면 연차를 넘겨 쓴 상태라 결재 전에 조정이 필요해요.

근로기준법 제60조는 1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 주도록 정하고 있어요. 1년 미만이거나 출근율이 80퍼센트 미만이면 1개월 개근 시 1일이 붙고, 3년 이상이면 매 2년마다 1일씩 더해져 총 25일이 한도예요.

4주 평균 1주 소정근로시간이 15시간 미만이면 연차유급휴가 규정이 적용되지 않아요. 이때는 잔여연차일수 칸을 비워 두고 회사 규정을 따라요.

모바일 작성, 전자서명, 인쇄할 때 실무 팁

휴대폰에서는 한글 문서 앱이나 워드 앱으로 열어 칸을 눌러 적어요. 화면이 좁아 잘려 보이니 다 적은 뒤 미리보기로 확인해요.

전자서명은 서명란에 손글씨로 쓰거나 서명 이미지를 넣으면 돼요. 상대가 프로그램 없이 열어야 하면 PDF로 내보내요.

인쇄 전에는 미리보기에서 서명란과 신청일이 잘리지 않았는지 봐요. 여백이 좁으면 프린터에 따라 아래쪽이 잘리기도 해요.

• 글꼴 깨짐: 회사 전용 글꼴을 썼다면 PDF로 저장해 보내면 화면 그대로 보여요.
• 표 밀림: 칸 안 글자가 넘치면 글자 크기를 한 단계 줄이고 줄 간격을 맞춰요.
• 인쇄: 2쪽 서식이라 쪽 범위와 여백을 확인하고, 필요하면 한 장에 모아 찍어요.
• 보관: 결재가 끝난 파일은 PDF로 남겨 두면 나중에 열어 볼 때 편해요.

자주 묻는 질문

연차 일수는 어떻게 정해지나요?

근로기준법 제60조에 따르면 1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가가 주어져요. 1년 미만이거나 출근율이 80퍼센트 미만이면 1개월 개근 시 1일이 붙고, 3년 이상이면 매 2년마다 1일씩 더해져 총 25일이 한도예요.

5명 미만 사업장에서도 이 신청서를 써야 하나요?

근로기준법은 상시 5명 이상 사업장에 적용되고, 상시 4명 이하에는 일부 규정만 적용돼요. 연차유급휴가 조항은 4명 이하에 적용되지 않지만 노사가 적용하기로 약정하면 사용자는 그에 따라야 한다는 해석이 있어요. 서식 사용 여부는 회사 규정을 따르고, 구체 기준은 고용노동부 안내를 확인해요.

사유는 어디까지 적어야 하나요?

서식에 사유 문단이 미리 들어 있어서 한두 문장만 고쳐도 충분해요. 무엇 때문에 쉬는지와 인수인계 계획을 함께 적으면 담당자가 확인할 내용이 줄어요.