발주서 양식 주문서, 내려받아 고치고 서명해 인쇄하는 순서

발주서 양식을 한글·워드·PDF 파일로 무료로 받습니다. 이 주문서는 1쪽짜리 서식이고, 공급받는 자의 정보와 인도기일·발송처·인도장소·운임비용·운송방법·지급조건을 적은 뒤 품명·수량·단가·금액을 표로 정리하게 짜여 있어요. 한글(HWPX)은 9KB, 워드(DOCX)는 14KB, PDF는 57KB라서 휴대폰으로 받아도 금방 내려받아요.

이 페이지는 파일을 받는 데서 끝나지 않고 받은 뒤 어떻게 다루면 되는지를 순서대로 정리했어요. 내려받기, 열기, 고치기, 보내기와 인쇄까지 네 단계로 나눴고 단계마다 글꼴이 깨질 때나 휴대폰에서 칸을 채울 때, 도장 대신 전자서명을 넣을 때 쓰는 요령을 붙였어요.

회계·거래 서류라서 숫자가 맞는지가 제일 중요해요. 단가와 수량을 곱한 금액, 금액을 모두 더한 합계가 맞아야 상대방이 그대로 받아 처리할 수 있어요. 아래 칸 설명과 작성 예시를 보면서 한 줄씩 채워 보세요.

1단계 · 발주서 양식 내려받기, 어떤 형식을 고를까

받을 수 있는 형식은 세 가지예요. 한글 프로그램으로 문서를 주로 다룬다면 HWPX를, 오피스 프로그램을 쓰는 곳이라면 DOCX를 고르면 돼요. 내용을 고칠 필요 없이 바로 인쇄해서 손으로 적을 생각이라면 PDF가 가장 편해요.

파일마다 쓰임이 조금씩 달라요. 거래처마다 내용을 바꿔 여러 번 쓸 거라면 고칠 수 있는 HWPX나 DOCX를 하나 받아 두고 완성본은 PDF로 바꿔 보내는 방식이 깔끔해요. 세 파일 모두 1쪽이라 A4 한 장에 인쇄돼요.

형식	크기	이럴 때 좋아요
한글(HWPX)	9KB	한글 프로그램으로 칸을 채우고 표를 고칠 때
워드(DOCX)	14KB	오피스 프로그램이나 휴대폰 문서 앱에서 고칠 때
PDF	57KB	바로 인쇄해 손으로 적거나 전자서명만 넣어 보낼 때

2단계 · 파일 열기와 글꼴 깨짐 막기

HWPX 파일은 한글 프로그램에서 열고, DOCX 파일은 오피스 프로그램이나 호환되는 문서 앱에서 열면 돼요. 다른 프로그램으로 열면 표 줄이 밀리거나 칸 너비가 달라질 수 있어서 처음에는 형식에 맞는 프로그램으로 열어 보는 게 좋아요.

글꼴이 깨지거나 다른 모양으로 보이면 그 컴퓨터에 원래 글꼴이 없어서 비슷한 글꼴로 바뀐 경우가 많아요. 이럴 때는 문서 전체를 골라 기본 글꼴로 한 번에 바꾸면 줄 간격과 표가 다시 맞춰져요. 거래처에 보낼 때 글꼴 문제를 아예 없애고 싶다면 마지막에 PDF로 바꿔서 보내면 돼요.

화면이 넓은 모니터에서는 쪽 맞춤 보기로 1쪽 전체를 띄워 놓고 칸을 채우면 위아래로 오가지 않아도 돼서 편해요. 위쪽 공급받는 자 정보와 아래쪽 품목 표를 한눈에 보면서 빠뜨린 칸이 없는지 확인해요.

이 서식에 들어 있는 칸

파일에 들어 있는 칸 이름을 그대로 옮겼어요. 왼쪽 세로로 「공 급 받 는 자」라고 적힌 칸 안에 업체 정보가 모여 있고 그 아래에 인도 조건, 맨 아래에 품목 표가 이어져요.

칸 이름	무엇을 적나요
주 문 서 / No.	서식 제목과 문서 번호, 거래처별로 관리할 번호를 적어요
20 년 월 일	주문서를 쓰는 날짜예요
귀중	주문을 받을 업체 이름을 앞에 적어요
아래와 같이 주문합니다.	고정 문구라서 그대로 두면 돼요
등록번호	공급받는 자의 사업자 등록번호예요
상 호 / 대표자 (인)	업체 이름과 대표자 이름, 옆에 도장이나 서명을 넣어요
소재지	업체 주소예요
업 태 / 품 목	사업의 업태와 다루는 품목이에요
담당자 / 전화번호	주문을 맡은 사람과 연락처예요
인도기일 : 20 년 월 일	물건을 받기로 한 날짜예요
발 송 처 / 인도장소	물건을 보내는 곳과 받는 곳이에요
운임비용 / 운송방법	운송비를 누가 내는지, 어떤 방법으로 보내는지 적어요
지급조건	대금을 어떻게, 언제 치를지 적어요
품명 / 수량 / 단가 / 금액 / 비고	품목별로 한 줄씩 적는 표예요
합계	금액 칸을 모두 더한 값이에요

3단계 · 칸별 작성 요령과 작성 예시

위쪽 정보 칸은 사업자등록증에 적힌 대로 옮겨 적는 게 기본이에요. 상호와 등록번호가 사업자등록증과 다르면 상대 쪽에서 전표를 처리할 때 다시 물어볼 수 있어요. 담당자와 전화번호는 실제로 주문을 확인해 줄 사람으로 적어 두세요.

인도 조건 칸은 나중에 다툼이 생기기 쉬운 부분이라 짧더라도 분명하게 적어요. 운임비용은 「공급자 부담」이나 「발주자 부담」처럼 누가 내는지를, 지급조건은 「납품 후 ○○일 이내 계좌이체」처럼 방법과 시점을 같이 적으면 좋아요.

품목 표는 금액 칸을 「수량 × 단가 = 금액」으로 계산하고 합계는 금액 칸을 모두 더해서 적어요. 한글이나 워드의 표 계산 기능을 쓰면 수량이 바뀌어도 다시 계산하기 쉬워요.

• No. : ○○○-○○○
• 날짜 : 20○○년 ○월 ○일
• 귀중 : ○○○ 귀중
• 상 호 : ○○○ / 대표자 : ○○○ (인)
• 인도기일 : 20○○년 ○월 ○일
• 인도장소 : ○○시 ○○구 ○○로 ○○○
• 운임비용 : ○○○ 부담 / 운송방법 : 택배·화물·직접 납품 중 하나
• 지급조건 : 납품 확인 후 ○○일 이내 계좌이체
• 품명 ○○○ · 수량 ○○ · 단가 ○○○원 · 금액 ○○○원
• 합계 : 금　　　원

4단계 · 휴대폰으로 작성하고 전자서명 넣기

외근 중에 급하게 주문을 넣어야 할 때는 휴대폰 문서 앱으로 DOCX나 HWPX 파일을 열어 칸을 채우면 돼요. 휴대폰 화면에서는 표가 작게 보이니 가로 화면으로 돌리고 칸을 두 번 눌러 확대한 뒤 적으면 오타가 줄어요.

대표자 옆 (인) 자리에는 도장 대신 서명 이미지를 넣어도 돼요. 서명이나 도장을 흰 종이에 찍어 사진으로 남겨 두고 배경이 투명한 그림으로 만들어 두면 매번 같은 자리에 붙여 넣기만 하면 돼요. PDF 파일이라면 PDF 앱의 서명 기능으로 손가락 서명을 바로 넣을 수도 있어요.

전자서명이 들어간 주문서를 어디까지 효력 있는 서류로 볼지는 거래처와의 약속이나 업종에 따라 달라질 수 있어요. 중요한 거래라면 서명 방식을 거래처와 미리 맞춰 두는 게 안전해요.

5단계 · 주문서 인쇄와 보내기

인쇄할 때는 용지를 A4로 맞추고 「쪽에 맞춤」을 고르면 1쪽이 한 장에 그대로 나와요. 여백 설정이 다른 프린터에서는 맨 아래 합계 줄이 다음 장으로 넘어가는 일이 있으니 인쇄 미리보기로 한 장에 다 들어오는지 꼭 확인하세요.

거래처에 메일이나 메신저로 보낼 때는 PDF로 바꿔서 보내는 쪽이 좋아요. 받는 쪽 컴퓨터에 어떤 프로그램이 있든 같은 모양으로 보이고 숫자를 실수로 고칠 일도 없어요. 파일 이름에 거래처 이름과 날짜를 넣어 두면 나중에 찾기 쉬워요.

종이로 주고받는다면 두 장을 인쇄해 한 장은 보내고 한 장은 보관용으로 남겨 두세요. 물건이 들어온 뒤에는 거래명세서와 나란히 맞춰 보면 수량과 금액이 맞는지 확인하기 편해요.

• 인쇄 전 : 용지 A4 · 쪽에 맞춤 · 미리보기 확인
• 보내기 전 : 합계 다시 계산 · 서명 들어갔는지 확인 · PDF로 바꾸기
• 보낸 뒤 : 파일 이름에 거래처와 날짜 넣어 보관

자주 묻는 질문

식당이나 카페에서 쓰는 메뉴 주문서로도 쓸 수 있나요?

이 서식은 업체끼리 물건을 주문할 때 쓰는 거래용 주문서라서 손님이 메뉴를 고르는 주문서와는 쓰임이 달라요. 식당이나 카페가 식자재나 원두를 거래처에 주문할 때라면 품명·수량·단가 표를 그대로 쓰면 돼요.

우리 가게에 맞게 주문서를 제작하려면 어떻게 고치나요?

HWPX나 DOCX 파일을 받아 제목 옆에 상호를 넣고 자주 주문하는 품명을 표에 미리 적어 두면 돼요. 쓰지 않는 칸은 지우기보다 비워 두는 편이 표 줄이 덜 흐트러져요.

온라인으로 주문서를 주고받아도 되나요?

칸을 채운 뒤 PDF로 바꿔 메일이나 메신저로 보내면 돼요. 서명은 서명 이미지나 PDF 앱의 서명 기능으로 넣으면 되고, 거래처가 따로 정한 방식이 있다면 그쪽을 따르는 게 좋아요.

주문서와 거래명세서는 무엇이 다른가요?

주문서는 사는 쪽이 이런 물건을 이런 조건으로 보내 달라고 요청하는 서류이고, 거래명세서는 실제로 물건을 주고받은 내용을 적는 서류예요. 두 서류의 품명·수량·금액을 맞춰 보면 주문한 대로 들어왔는지 확인돼요.

인쇄하면 표가 두 장으로 나뉘어요.

인쇄 설정에서 용지를 A4로, 배율을 쪽에 맞춤으로 바꿔 보세요. 그래도 넘어가면 PDF 파일로 인쇄하면 원래 1쪽 모양 그대로 나와요.