퇴직증명서 양식 내려받아 고치고 서명해 인쇄하기

퇴직증명서 양식을 한글(HWPX)·워드(DOCX)·PDF 파일로 무료로 받습니다. 원래 제목은 「퇴직증명원(발급용도)」이고, 한 장(1쪽)에 퇴직자의 인적사항과 퇴직 당시 소속·직위, 퇴직일자, 퇴직사유를 적어 퇴직 사실을 증명하는 서식이에요. 파일 크기는 한글 9KB, 워드 14KB, PDF 47KB라 휴대폰 데이터로 받아도 부담이 없어요.

이 페이지는 서식을 받은 다음에 하는 일에 맞춰 짰어요. 내려받기, 열기, 고치기, 보내기·인쇄를 번호 순서로 따라가면 되고 단계마다 글꼴 깨짐이나 칸 밀림, 휴대폰에서 고칠 때 막히는 부분, 서명·직인을 넣는 방법을 함께 적었어요.

회사 인사 담당자가 퇴직한 직원의 요청을 받아 발급할 때도, 퇴직한 본인이 회사에 내용을 미리 채워 보낼 때도 쓸 수 있어요. 발급용도 칸과 확인자(담당부서·담당자) 칸이 따로 있어서 어디에 내려고 받았는지와 누가 확인했는지가 한 장에 함께 남아요.

1단계 내려받기, 어떤 파일을 고를까

세 가지 형식은 내용이 같고 고치는 도구만 달라요. 회사에서 한글 프로그램을 쓰면 HWPX, 워드나 휴대폰 오피스 앱을 쓰면 DOCX를 고르면 돼요. PDF는 칸 모양이 어디서 열어도 그대로 보이는 대신 글자를 고치기는 번거로워서, 손으로 써서 인쇄하거나 PDF 편집 앱으로 글상자를 얹어 채울 때 알맞아요.

고칠지 말지 아직 모르겠다면 한글이나 워드 파일 하나와 PDF를 같이 받아 두는 게 편해요. 다 합쳐도 70KB 남짓이라 메일 첨부나 메신저 전송에도 걸리지 않아요. 내려받은 뒤 파일 이름에 퇴직자 이름과 발급번호를 붙여 두면 나중에 찾기 쉬워요.

형식	크기	잘 맞는 쓰임
한글(HWPX)	9KB	한글 프로그램에서 칸을 그대로 두고 내용만 입력
워드(DOCX)	14KB	워드·휴대폰 오피스 앱에서 입력, 메일 첨부
PDF	47KB	손글씨 작성 후 인쇄, 전자서명 앱으로 서명

2단계 열기, 글꼴 깨짐·칸 밀림 막기

HWPX 파일을 열었는데 글자 모양이 다르게 보이면 대부분 그 컴퓨터에 원래 글꼴이 없어서 다른 글꼴로 바뀐 거예요. 이럴 때는 표 전체를 선택해 회사에서 늘 쓰는 기본 글꼴 하나로 맞추면 줄바꿈이 흐트러지지 않아요. 「성 명」「주 소」「담 당 자」처럼 글자 사이를 띄운 칸 이름은 일부러 넓힌 것이니 그대로 두세요.

워드 파일을 휴대폰 앱으로 열면 표 너비가 화면에 맞춰 줄어 보일 수 있어요. 고치기 전에 보기 방식을 인쇄 모양(페이지 보기)으로 바꾸면 실제 종이에 찍히는 모양 그대로 칸을 확인할 수 있어요. 와이드 모니터에서는 쪽 맞춤보다 폭 맞춤으로 보면 작은 칸 글자가 잘 보여요.

• 글자가 네모나 물음표로 보이면 글꼴을 기본 글꼴로 바꾸기
• 칸이 다음 쪽으로 넘어가면 줄 간격·글자 크기를 한 단계 줄이기
• PDF가 흐리게 보이면 확대해서 칸 이름이 선명한지 먼저 확인

3단계 고치기, 이 서식에 들어 있는 칸

서식에 실제로 적힌 칸 이름을 위에서부터 차례로 정리했어요. 퇴직증명원 한 장은 발급번호, 인적사항, 퇴직 내용, 증명 문구, 확인자, 기관 순서로 이어져요.

가장 많이 틀리는 곳은 퇴직일자와 퇴직당시 직위예요. 퇴직일자는 마지막으로 근무한 날인지 퇴직 처리된 날인지 회사 인사 기록과 같게 맞추고, 직위 옆 (직급) 칸은 회사에서 쓰는 직급 이름을 그대로 적어야 받는 곳에서 다시 묻지 않아요.

칸 이름	무엇을 적나
발급번호 (제 - 호)	회사 발급대장의 일련번호
인적사항: 성 명(한글·한자)	퇴직자 이름을 한글과 한자로
생년월일	퇴직자 생년월일
전화번호	연락 가능한 번호
주 소	현재 주소
퇴직당시 소속	마지막으로 일한 부서
퇴직당시 직위 (직급)	마지막 직위와 직급
퇴직일자 (20 년 월 일)	인사 기록상 퇴직일
퇴직사유	개인 사정, 계약기간 만료 등
발급용도	제출할 곳과 목적
확인자: 담당부서·담 당 자	발급을 확인한 부서와 담당자 이름
기관 / 기관장 ○○○ (인)	회사 이름과 대표자 이름, 직인

칸별 작성 예시와 휴대폰에서 고치는 요령

예시는 비워 둔 꼴로 보여 드려요. 발급번호 「제 20○○-○○ 호」, 성 명 「한글 ○○○ / 한자 ○○○」, 퇴직당시 소속 「○○팀」, 퇴직당시 직위 「○○ (직급 ○급)」, 퇴직일자 「20○○년 ○월 ○일」, 발급용도 「○○ 제출용」처럼 채우면 돼요. 맨 아래 「위 사람이 위와 같이 퇴직하였음을 증명합니다.」 문장은 고치지 않아요.

휴대폰에서는 표 칸을 두 번 눌러 커서를 넣고 입력하면 칸 크기가 유지돼요. 붙여넣기를 하면 다른 글꼴이 같이 따라와 칸이 밀릴 수 있으니 메모장에 한 번 옮겼다가 글자만 붙여넣는 편이 안전해요. 한자 이름은 휴대폰 키보드에서 바로 바꾸기 어려우면 컴퓨터에서 마무리하세요.

• 퇴직사유는 짧게 「개인 사정에 의한 퇴직」「계약기간 만료」처럼 한 줄
• 발급용도는 구체적으로 받는 기관 이름까지 적으면 다른 용도로 쓰이는 걸 막을 수 있어요
• 확인자 칸은 발급하는 회사 쪽 담당자가 채워요

전자서명·직인 넣기

기관장 ○○○ (인) 자리에는 회사 직인이 들어가야 증명서로 받아 주는 곳이 많아요. 종이로 낼 때는 인쇄 후 도장을 찍으면 되고, 파일로 보낼 때는 직인 이미지를 배경이 투명한 그림으로 만들어 (인) 글자 위에 겹쳐 놓으면 돼요. 한글과 워드 모두 그림 속성에서 「글 뒤로」나 「텍스트 앞」을 고르면 칸이 밀리지 않아요.

PDF로 서명할 때는 전자서명 앱이나 PDF 편집 앱에서 서명 칸을 (인) 위치에 끌어다 놓아요. 받는 곳이 원본 날인을 요구하는지, 스캔본이나 전자서명본도 받는지는 곳마다 다르니 제출 전에 꼭 확인하세요. 서명을 넣은 파일은 다시 고칠 수 없도록 PDF로 저장해 보내는 게 좋아요.

4단계 보내기·인쇄

다 채운 파일은 PDF로 저장해 보내는 걸 권해요. 한글·워드 원본을 그대로 보내면 받는 쪽 컴퓨터에서 글꼴이 바뀌어 칸이 깨져 보일 수 있지만 PDF는 모양이 고정돼요. 파일 이름은 「퇴직증명서_○○○_발급번호」처럼 정해 두면 받는 쪽도 정리하기 쉬워요.

인쇄할 때는 용지를 A4 세로로 두고 「실제 크기」나 「100%」로 찍어야 표 테두리가 잘리지 않아요. 「용지에 맞추기」를 고르면 여백이 줄어 직인 자리가 좁아질 수 있어요. 회사 보관용과 제출용 두 부를 뽑아 발급번호를 같이 적어 두면 발급 이력이 남아요.

• 보내기 전에 퇴직일자·발급용도·직인 위치 다시 확인
• 메일 본문에는 발급번호와 발급용도만 짧게
• 인쇄 설정은 A4 세로, 배율 100%, 양면 인쇄 끄기

자주 묻는 질문

퇴직증명서 발급은 누구에게 요청하나요?

다니던 회사의 인사·총무 담당 부서에 요청하는 것이 일반적이에요. 이 양식을 미리 채워 보내면 담당자가 내용만 확인하고 직인을 찍어 발급하기 쉬워요. 회사마다 요청 방법이 다르니 담당 부서에 먼저 물어보세요.

퇴직증명서와 경력증명서는 무엇이 다른가요?

이 서식은 퇴직일자와 퇴직사유를 적어 퇴직했다는 사실을 증명하는 데 초점이 있어요. 근무 기간 전체나 맡은 업무를 보여 줘야 한다면 받는 곳에서 어떤 서류를 원하는지 먼저 확인하는 게 좋아요.

회사가 퇴직 관련 서류를 얼마나 보관하나요?

근로기준법 제42조와 시행령 제22조에 따라 사용자는 고용·해고·퇴직에 관한 서류를 포함한 근로계약 관련 중요 서류를 3년간 보존해야 해요. 그래서 퇴직한 지 오래되지 않았다면 회사에 기록이 남아 있을 가능성이 커요. 구체적인 발급 가능 여부는 회사에 확인하세요.

휴대폰만으로 작성하고 서명까지 할 수 있나요?

워드 파일을 휴대폰 오피스 앱으로 열어 칸을 채우고 PDF로 저장한 뒤 서명 앱으로 서명을 넣으면 휴대폰만으로도 마칠 수 있어요. 다만 직인 원본 날인을 요구하는 곳이라면 회사에서 인쇄해 도장을 찍어야 해요.

퇴직하면 금품은 언제까지 받나요?

근로기준법 제36조는 근로자가 퇴직하면 지급 사유가 발생한 때부터 14일 이내에 임금, 보상금 등 모든 금품을 지급하도록 하고 있어요. 특별한 사정이 있으면 당사자 합의로 기일을 연장할 수 있어요. 개별 사안의 판단은 고용노동부 안내를 확인하세요.