거래명세서 양식 파일로 받아 고치고 서명해서 인쇄까지
거래명세서 양식을 한글(HWPX)·워드(DOCX)·PDF 파일로 무료로 받을 수 있어요. 파일 크기는 한글 13KB, 워드 20KB, PDF 108KB라서 휴대폰으로 받아도 금방 내려받아요. 분류는 회계/거래 서식이고, 원래 제목은 「거래명세서(양식지)」예요.
이 양식은 1쪽짜리예요. 한 장 안에 (공급받는자 보관용)과 (공급자 보관용)이 위아래로 나뉘어 있어서 한 번 인쇄해서 가운데를 자르면 한 부는 거래처에 주고 한 부는 내가 보관하면 돼요. 품목코드, 품목, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 세액에 더해 현 잔금, 입금, 총잔액, 인수자 칸까지 있어서 외상 거래 잔액도 한 장에서 정리할 수 있어요.
아래에는 파일을 내려받는 순서부터 프로그램별로 여는 법, 칸 고치는 요령, 전자서명을 넣어 보내거나 인쇄하는 방법까지 단계별로 정리했어요. 글꼴이 깨지거나 표가 밀리는 문제처럼 실제로 자주 막히는 지점도 같이 짚었어요.
템플릿 3종 받기
1단계 거래명세서 파일 내려받기, 형식 고르는 법
먼저 어디서 고칠지 정하고 형식을 고르세요. 한글 프로그램으로 작업하는 사무실이면 HWPX, 워드나 휴대폰 오피스 앱을 쓴다면 DOCX가 편해요. 고칠 일 없이 손으로 적어서 쓸 거라면 PDF를 받아 바로 인쇄하면 돼요.
세 파일은 칸 구성이 같아요. 그래서 처음엔 편집용 파일 하나와 PDF 하나를 같이 받아 두는 걸 추천해요. 편집용 파일로 우리 회사 상호와 주소를 미리 채워 두고 PDF는 화면과 인쇄 모양을 비교하는 기준으로 쓰면 편해요.
| 형식 | 크기 | 이럴 때 좋아요 |
|---|---|---|
| 한글(HWPX) | 13KB | 한글 프로그램으로 칸을 고치고 저장할 때 |
| 워드(DOCX) | 20KB | 워드나 모바일 오피스 앱으로 작성할 때 |
| 108KB | 고치지 않고 바로 인쇄하거나 서명 앱에서 서명만 넣을 때 |
2단계 거래명세서 파일 열기, 글꼴 깨짐과 화면 맞추기
HWPX 파일은 한글 프로그램에서 열면 표 모양이 그대로 나와요. 다른 프로그램에서 열었을 때 표 선이 어긋나거나 글자가 한 칸 아래로 밀린다면 원래 쓰인 글꼴이 내 컴퓨터에 없어서 대체 글꼴로 바뀐 경우가 많아요. 이럴 때는 표 전체를 선택해 흔히 깔려 있는 글꼴 하나로 맞추면 칸 너비가 다시 정리돼요.
와이드 모니터에서는 쪽 맞춤 보기로 두면 공급받는자 보관용과 공급자 보관용이 한 화면에 들어와서 두 부분을 같이 고치기 좋아요. 휴대폰에서는 화면이 좁으니 가로로 돌리고 확대해서 칸 하나씩 입력하는 편이 실수가 적어요.
- 표가 밀릴 때는 표 전체 선택 후 글꼴을 하나로 통일
- 칸 안 글자가 잘릴 때는 글자 크기를 한 단계 줄이기
- 휴대폰에서 열 때는 DOCX를 오피스 앱으로 열고 가로 화면으로 입력
- PDF가 흐릿하게 보일 때는 확대해서 보면 원래 선명도로 다시 그려짐
3단계 이 서식에 들어 있는 칸과 고치는 요령
양식 위쪽은 공급자 정보, 가운데는 품목표, 아래쪽은 금액과 잔액 정리 칸으로 나뉘어 있어요. 공급받는자 보관용과 공급자 보관용 칸이 똑같으니 한쪽을 채운 뒤 표를 복사해서 아래쪽에 붙이면 두 번 입력하지 않아도 돼요.
실제 파일에 들어 있는 칸 이름을 그대로 옮기면 아래와 같아요. 「성」「명」, 「업태」「종」「목」, 「팩」「스」처럼 글자가 칸마다 나뉘어 적혀 있는 곳은 각각 성명, 업태·종목, 팩스 칸이에요.
| 칸 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 거래명세서 / (공급받는자 보관용) / (공급자 보관용) | 서식 제목과 누가 보관할 몫인지 구분 |
| 물품 / 번호 | 명세서 일련번호나 물품 구분 번호 |
| 상호 · 성 명 · (인) | 공급자 상호와 대표자 성명, 도장이나 서명 자리 |
| 발행일자 | 명세서를 발행한 날짜 |
| 주소 · 전화 · 팩 스 | 공급자 사업장 주소와 연락처 |
| 거래처명 | 물건을 받는 상대방 이름 |
| 업태 · 종 목 | 공급자 사업자등록상 업태와 종목 |
| 합계금액 | 이번 거래 전체 금액 |
| 월일 | 품목별 거래한 날짜 |
| 품목코드 · 품 목 · 규 격 | 내부 관리 코드, 물건 이름, 크기나 단위 |
| 수 량 · 단 가 | 몇 개를 얼마에 공급했는지 |
| 공급가액 · 세 액 | 수량 × 단가로 나온 금액과 그에 대한 세액 |
| 합 계 · 총합계 | 품목 금액을 더한 값과 전체 합 |
| 현 잔 금 · 입 금 · 총잔액 | 이전까지 남은 금액, 이번에 받은 금액, 남은 금액 |
| 인수자 | 물건을 받은 사람 이름이나 서명 |
| Page | 여러 장일 때 쪽 번호 |
칸별 작성 예시와 금액 계산 식
숫자는 직접 계산해서 넣는 칸이 많아요. 공급가액은 수량 × 단가, 합계는 공급가액 + 세액으로 넣고, 잔액 칸은 현 잔금 + 총합계 − 입금 = 총잔액 순서로 맞추면 돼요. 식을 메모해 두고 칸을 채우면 위아래 보관용 금액이 서로 달라지는 실수를 막아요.
처음 채울 때는 아래처럼 비운 꼴을 참고하세요. 고정 정보(상호, 주소, 업태)는 한 번 넣어 두고 파일을 따로 저장해 두면 다음부터는 날짜와 품목만 바꿔서 쓸 수 있어요.
- 상호: ○○○ / 성명: ○○○ (인)
- 발행일자: 20○○년 ○월 ○일
- 거래처명: ○○○ / 전화: ○○○-○○○○-○○○○
- 월일: ○/○ · 품목코드: ○○○ · 품목: ○○○ · 규격: ○○○
- 수량: ○개 · 단가: ○○○원 · 공급가액: ○○○원 · 세액: ○○○원
- 합계금액: 금 원
- 현 잔금: ○○○원 · 입금: ○○○원 · 총잔액: ○○○원
- 인수자: ○○○ (서명)
4단계 전자거래명세서처럼 서명 넣어 파일로 보내기
종이 없이 주고받고 싶다면 칸을 다 채운 뒤 PDF로 저장하세요. 한글이나 워드에서 PDF로 저장하면 받는 쪽 프로그램과 관계없이 모양이 그대로 유지돼요. (인) 자리에는 도장 이미지를 넣거나 PDF 뷰어나 서명 앱의 손글씨 서명 기능으로 서명을 얹으면 돼요.
휴대폰에서 보낼 때는 PDF를 열어 서명 기능으로 이름을 쓰고, 메신저나 메일에 첨부하면 끝이에요. 받은 쪽은 인수자 칸에 서명해서 다시 보내 주면 서로 한 부씩 갖는 셈이 돼요. 파일 이름에 거래처명과 발행일자를 넣어 두면 나중에 찾기가 훨씬 쉬워요.
- 파일 이름 예: 거래명세서_○○○_20○○○○○○.pdf
- 도장 이미지는 배경이 투명한 그림을 쓰면 표 선을 가리지 않아요
- 보내기 전에 공급받는자 보관용과 공급자 보관용 금액이 같은지 한 번 더 확인
5단계 거래명세서 인쇄, 반으로 잘라 두 부 쓰기
이 양식은 1쪽 안에 두 보관용이 들어 있어서 인쇄 설정에서 실제 크기(100%)로 출력하는 게 중요해요. 쪽에 맞춤으로 인쇄하면 프린터 여백 때문에 표가 살짝 줄어들어 가운데 자르는 선 위치가 어긋날 수 있어요. 인쇄 미리보기에서 위아래 표가 모두 잘리지 않고 나오는지 먼저 보세요.
손으로 적어서 쓸 거라면 PDF를 여러 장 한꺼번에 출력해 두면 편해요. 서명이 들어간 원본을 보관할 때는 공급자 보관용 쪽을 날짜순으로 철해 두면 잔액 칸을 다음 거래 때 현 잔금으로 바로 옮겨 적을 수 있어요.
- 배율은 실제 크기(100%)로 인쇄
- 미리보기에서 Page 칸과 아래쪽 인수자 칸까지 보이는지 확인
- 흑백 인쇄로도 표 선이 잘 보이게 출력됨
- 자를 때는 두 보관용 사이 빈 공간을 기준으로
자주 묻는 질문
- 거래명세서는 어떻게 발급하나요?
- 물건을 넘길 때 공급자가 양식을 채워 공급받는자 보관용을 거래처에 주고, 공급자 보관용은 직접 보관하면 돼요. 종이로 줄 수도 있고, PDF로 저장해 서명을 넣은 뒤 파일로 보내도 돼요.
- 거래명세서와 세금계산서는 같은 건가요?
- 거래명세서는 어떤 물건을 얼마나 넘겼는지 서로 확인하는 명세 문서이고, 세금계산서는 별도의 세무 서류예요. 이 양식에 세액 칸이 있다고 세금계산서를 대신하지는 않으니 발급 기준은 국세청 안내를 확인하세요.
- 엑셀 거래명세서 대신 이 양식을 써도 되나요?
- 자동 계산이 필요하면 엑셀이 편하지만 한 장씩 깔끔하게 인쇄하거나 서명해서 보내는 용도라면 한글·워드·PDF 양식으로 충분해요. 금액은 수량 × 단가 = 공급가액 식으로 계산해서 넣으면 돼요.
- 거래명세서 용지를 따로 사야 하나요?
- 이 양식은 1쪽에 공급자 보관용과 공급받는자 보관용이 함께 있어서 일반 용지에 인쇄해 반으로 자르면 돼요. 실제 크기로 인쇄하면 표가 줄어들지 않아요.
- 무료 거래명세서 양식을 우리 회사에 맞게 고쳐도 되나요?
- 네, 한글이나 워드 파일로 받으면 상호, 주소, 업태 같은 고정 정보를 미리 넣고 저장해 둘 수 있어요. 품목코드 칸에 회사 내부 코드를 넣으면 재고 관리와도 맞추기 쉬워요.