거래명세표 양식 결제현황 · 인쇄하고 휴대폰으로 채우는 법
거래명세표 양식을 한글(HWPX)·워드(DOCX)·PDF 파일로 무료로 받을 수 있어요. 결제현황이 함께 붙은 형태라 물품을 넘기면서 계약금·중도금·잔금이 얼마나 들어왔는지, 남은 미수금이 얼마인지를 한 장에 같이 보여 줄 수 있어요. 파일은 한글 11KB, 워드 15KB, PDF 96KB로 가벼워서 메일이나 메신저로 주고받기에도 부담이 없어요.
서식은 1쪽짜리예요. 위쪽에 공급자 정보(사업자번호·상호·대표자·소재지·업태·종목)와 받는 쪽 정보(귀하·담당자·연락처)가 있고 가운데에 품명·규격(SIZE)·수량·단가·금액·비고를 적는 품목표가 있어요. 규격 칸이 W·D·H로 나뉘어 있어서 가구나 집기, 자재처럼 가로·깊이·높이가 중요한 물품을 다룰 때 특히 쓰기 편해요.
이 페이지는 파일을 받은 다음 실제로 어떻게 다루는지에 맞춰 정리했어요. 내려받기 → 열기 → 고치기 → 보내기·인쇄 순서대로 따라가면 돼요. 단계마다 글꼴이 깨질 때나 휴대폰에서 고칠 때, 인쇄 여백이 어긋날 때 확인할 점을 함께 적어 두었어요.
템플릿 3종 받기
1단계 내려받기 · 쓰는 환경에 맞는 형식 고르기
세 가지 형식은 내용이 같고 어디서 고치고 어떻게 보낼지에 따라 고르면 돼요. 사무실 PC에 한글 프로그램이 있다면 HWPX가 가장 손이 덜 가요. 표 칸 크기와 줄 간격이 원래 모양 그대로 열리기 때문이에요.
워드(DOCX)는 한글이 없는 PC나 맥, 휴대폰 오피스 앱에서 고칠 때 알맞아요. PDF는 고치기보다는 빈 양식을 그대로 인쇄해서 손으로 적거나 다 쓴 뒤 받는 쪽에 보내는 마지막 단계에 쓰기 좋아요. 처음부터 PDF만 받으면 칸을 채우기가 번거로우니 작성용 하나와 PDF를 함께 받아 두는 걸 추천해요.
| 형식 | 크기 | 이럴 때 고르세요 |
|---|---|---|
| 한글(HWPX) | 11KB | 한글 프로그램으로 표 모양 그대로 고칠 때 |
| 워드(DOCX) | 15KB | 한글이 없는 PC, 맥, 휴대폰 오피스 앱에서 고칠 때 |
| 96KB | 빈 양식을 인쇄해 손으로 쓰거나 다 쓴 문서를 보낼 때 |
2단계 열기 · 글꼴 깨짐과 표 밀림 막기
파일을 열었는데 글자가 다른 모양으로 바뀌거나 표 칸이 옆으로 밀려 있다면 대개 글꼴 문제예요. 내 PC에 원래 문서의 글꼴이 없으면 프로그램이 다른 글꼴로 바꿔서 보여 줘요. 그러면 글자 폭이 달라지면서 「일금 원정 (\ ), 세액별도」처럼 긴 문장이 다음 줄로 넘어가요. 이럴 땐 표 전체를 고른 다음 PC에 있는 기본 글꼴로 한 번에 바꾸면 대부분 정리돼요.
워드 파일을 한글에서 열거나 한글 파일을 다른 프로그램에서 열면 칸 너비가 조금씩 달라지기도 해요. 형식을 바꿔 가며 고치기보다는 작성할 프로그램에 맞는 형식을 처음부터 여는 게 깔끔해요. 휴대폰에서는 받은 파일을 바로 고치지 말고 먼저 미리보기로 칸이 제자리에 있는지 확인한 다음 편집 앱으로 여는 게 안전해요.
- 글자가 다른 모양으로 보일 때는 표 전체를 고른 뒤 기본 글꼴로 바꾸기
- 긴 문장이 두 줄로 넘어갈 때는 글자 크기를 한 단계 줄이거나 자간 줄이기
- W·D·H 칸이 좁아 숫자가 잘릴 때는 칸 너비는 그대로 두고 글자 크기만 줄이기
- 휴대폰에서 표가 깨져 보일 때는 보기 모드를 인쇄 모양(페이지 보기)으로 바꾸기
이 서식에 들어 있는 칸
양식에 실제로 들어 있는 칸 이름을 그대로 옮겼어요. 위에서부터 공급자 정보, 받는 쪽 정보, 품목표, 결제현황, 확인란 순서로 이어져요. 세로로 「공·급·자」라고 적힌 칸 오른쪽이 공급하는 쪽 정보를 적는 자리예요.
| 칸 이름 | 무엇을 적나요 |
|---|---|
| 사업자번호 | 공급자의 사업자등록번호 |
| 상호 | 공급자 회사 이름 |
| 대표자 · (인) | 대표자 이름과 도장 또는 서명 |
| 소재지 | 공급자 사업장 주소 |
| 업태 · 종목 | 사업자등록증에 적힌 업태와 종목 |
| 귀하 | 물품을 받는 거래처 이름 |
| 담당자 · 연락처 | 거래를 맡은 사람과 전화번호 |
| 발급번호 (제 - 호) | 명세표마다 붙이는 관리 번호 |
| 작성일자 (20 년 월 일) | 명세표를 쓴 날짜 |
| 합계 (일금 원정 (\ ), 세액별도) | 품목 금액을 모두 더한 값을 한글과 숫자로 |
| 번호 · 품명 | 품목 순번과 물품 이름 |
| 규격(SIZE) W · D · H | 가로 · 깊이 · 높이 치수 |
| 수량 · 단가 · 금액 | 개수, 한 개 값, 수량 × 단가 |
| 비고 | 색상, 옵션, 납품 조건 같은 참고 사항 |
| 결제현황 ① 입금현황 | 계약금 · 중도금 · 잔금 중 들어온 돈 |
| ② 입금예정일 | 남은 돈이 들어올 날짜 |
| ③ 총 미수금 | 아직 받지 못한 금액 |
| 인수자 | 물품을 받은 사람의 이름과 서명 |
3단계 고치기 · 칸별 작성 요령과 예시
먼저 공급자 칸부터 채워 두고 파일을 따로 저장해 두면 다음부터는 거래처와 품목만 바꿔 쓰면 돼요. 발급번호는 「제 ○○ - ○○○ 호」처럼 연도나 거래처 코드와 순번을 섞어 붙이면 나중에 찾기 쉬워요. 작성일자는 물품을 넘기는 날로 맞추는 경우가 많아요.
품목표에서는 금액이 「수량 × 단가」와 맞는지, 합계가 「금액을 모두 더한 값」과 맞는지만 확인하면 계산이 틀어질 일이 적어요. 합계 칸 문구에 「세액별도」가 들어 있으니 부가세를 뺀 공급가로 적는다는 걸 기억해 두세요. 결제현황은 「합계 − 입금현황(계약금 + 중도금 + 잔금 중 받은 돈) = 총 미수금」 식으로 맞추면 돼요.
| 칸 | 작성 예시 |
|---|---|
| 귀하 | ○○○ 귀하 |
| 발급번호 | 제 ○○ - ○○○ 호 |
| 작성일자 | 20○○년 ○월 ○일 |
| 합계 | 일금 ○○○ 원정 (\ ○○○), 세액별도 |
| 품명 · 규격 | ○○○ / W ○○○ · D ○○○ · H ○○○ |
| 수량 · 단가 · 금액 | ○개 · ○○○원 · ○○○원 |
| ① 입금현황 | 계약금 ○○○원, 중도금 ○○○원, 잔금 ○○○원 |
| ② 입금예정일 | 20○○년 ○월 ○일 |
| ③ 총 미수금 | 금 원 |
휴대폰으로 작성하고 전자서명 넣기
현장에서 바로 명세표를 줘야 할 땐 휴대폰 오피스 앱에서 워드나 한글 파일을 열어 품목과 수량만 채우면 돼요. 작은 화면에서는 표 칸을 손가락으로 정확히 누르기 어려우니 화면을 가로로 돌리고 확대해서 고치는 게 편해요. 공급자 정보처럼 바뀌지 않는 칸은 PC에서 미리 채워 두면 휴대폰에서 고칠 칸이 확 줄어요.
대표자 옆 (인) 칸과 아래쪽 인수자 칸에는 도장이나 서명이 들어가요. PDF로 바꾼 다음 PDF 앱의 서명 기능으로 손글씨 서명을 넣거나 도장 이미지를 붙이는 방법이 있어요. 전자로 넣은 서명이 거래처나 회사 내부에서 어디까지 인정되는지는 상황마다 다르니 중요한 거래라면 받는 쪽과 미리 정해 두는 게 좋아요.
- 휴대폰에서는 화면을 가로로 돌려 표를 넓게 보기
- 고친 뒤에는 PDF로 내보내서 칸이 밀리지 않았는지 다시 확인하기
- (인) 칸과 인수자 칸은 PDF 서명 기능이나 도장 이미지로 채우기
4단계 보내기·인쇄 · 한 장에 맞게 뽑는 법
거래처에 보낼 때는 고친 파일을 그대로 보내기보다 PDF로 바꿔 보내는 게 안전해요. 받는 쪽 PC에 글꼴이 없어도 모양이 그대로 보이고 숫자를 실수로 고칠 일도 없어요. 파일 이름에 발급번호와 거래처 이름을 넣어 두면 나중에 찾기 쉬워요.
인쇄할 땐 인쇄 미리보기에서 1쪽 안에 다 들어가는지 먼저 봐요. 품목 줄을 늘리다 보면 아래쪽 결제현황과 인수자 칸이 다음 장으로 넘어가기 쉬워요. 이럴 땐 여백을 조금 줄이거나 「한 페이지에 맞추기」를 고르면 돼요. 공급자 보관용과 받는 쪽 보관용이 필요하면 두 장을 뽑아 각각 서명을 받아 두세요.
- 보낼 때는 PDF로 내보낸 뒤 메일 · 메신저로 보내기
- 인쇄 전에는 미리보기에서 결제현황과 인수자 칸이 1쪽 안에 있는지 확인
- 넘칠 때는 여백 줄이기 또는 한 페이지에 맞추기
- 보관용으로 공급자용 · 받는 쪽용 두 장을 뽑아 각각 서명
자주 묻는 질문
- 거래명세표 프로그램 없이 이 양식만으로 써도 되나요?
- 거래가 많지 않다면 한글이나 워드 파일로 충분해요. 공급자 칸을 채운 원본을 저장해 두고 거래마다 복사해서 품목과 결제현황만 바꾸면 돼요. 거래 건수가 아주 많아 자동 번호나 거래처 관리가 필요할 때는 따로 프로그램을 쓰는 걸 고민해 보세요.
- 거래명세표 용지나 NCR 거래명세표에 인쇄해도 되나요?
- 이 양식은 일반 A4 용지에 뽑는 1쪽 서식이라 칸 위치가 미리 인쇄된 전용 용지와는 맞지 않을 수 있어요. NCR 용지처럼 한 번 써서 여러 장을 남기는 방식이 필요하면 이 파일은 두 장을 뽑아 각각 서명하는 식으로 대신 쓰면 돼요.
- 엑셀 거래명세표처럼 금액이 자동 계산되나요?
- 한글 · 워드 · PDF 파일이라 엑셀처럼 수식이 들어 있지는 않아요. 금액은 「수량 × 단가」, 합계는 금액을 모두 더한 값, 총 미수금은 「합계 − 받은 돈」으로 직접 계산해서 적어 주세요. 다 쓴 뒤 합계와 결제현황 숫자가 맞는지 한 번 더 확인하면 실수가 줄어요.
- 거래명세표 작성할 때 세금은 어떻게 적나요?
- 합계 칸에 「세액별도」라는 문구가 들어 있어서 부가세를 뺀 공급가로 적는 꼴이에요. 세금을 포함한 금액으로 주고받기로 했다면 비고 칸에 그 내용을 따로 적어 두는 게 좋아요. 세금계산서 발행 같은 구체적인 기준은 국세청 안내를 확인하세요.
- 우리 회사에 맞게 거래명세표를 새로 만들 수 있나요?
- 한글이나 워드 파일을 열어 회사 로고를 넣거나 비고 칸을 넓히는 정도는 쉽게 고칠 수 있어요. 다만 품목 줄을 많이 늘리면 1쪽을 넘길 수 있으니 고친 뒤에는 인쇄 미리보기로 결제현황과 인수자 칸이 한 장 안에 있는지 확인하세요.